Follow Up de Documentos

Garantindo o cumprimento dos circuitos documentais definidos de acordo com os processos da empresa, esta solução ARTSOFT permite um controlo constante da sua documentação, tanto por etapas (ex. criação, classificação ou aprovação), como por estado (ex. por tratar, tratado, autorizado, não autorizado etc.) ou grupos de tratamento (ex. recetor, operador e validador). Este módulo respeita ainda todos os níveis de validação definidos, impedindo que um documento passe para a fase seguinte se falhar a aprovação do responsável da atual etapa do circuito.

  

follow up documentos

 

 

manicon2  A QUEM SE DESTINA?


Esta solução dirige-se a todas as empresas que pretendam optimizar os seus circuitos documentais. Altamente flexível e parametrizável a cada funcionamento específico, promove a desburocratização dos seus circuitos documentais, evitando o recurso ao papel, reduzindo custos, e otimizando a sua gestão documental, consultas, controlo e arquivo.

 

checkicon2  VANTAGENS


 

Classificação

Facilita vários tipos de classificação (classe, sub-classe, etc.);
Possibilita vários tipos de ordenação (alfabética, cronológica, etc.).


Pesquisa

Acesso permanente à informação;
Aumenta a rapidez de pesquisa, permitindo uma tomada de decisões mais célere;
Possibilita pesquisas por classificações variadas;
Apresenta os resultados já selecionados de acordo com as preferências do utilizador.

 

Arquivo

Melhora a gestão de espaço;
Baixo custo de armazenamento.

 

Tratamento

Ao centralizar a informação, facilita o follow up do documento.
Permite uma atualização mais fácil e rápida dos dados documentados;
Facilita o controlo de versões por documento (ex. data e autor da última alteração)
Facilita o reenvio, em formato digital, da correspondência.

 

gearicon2  CARACTERÍSTICAS


 

  • Gestão de documentos por modelos pré-parametrizados, consoantes as necessidades do utilizador;
  • Registo da documentação emitida, expedida e alterada;
  • Organização e controlo do arquivo, com histórico de documentos (ex. data da criação/aprovação, autor);
  • Envio automático de documentos para follow-up;
  • Parametrização dos níveis de aprovação (ex. valor limite sujeito a autorização);
  • Informação sobre o status de cada documento;
  • Receção automática de avisos.

 

tvicon2  CONTEÚDOS


Brochuramais

 

capa ARTSOFT followup-documentos

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